Meisterhaft Mahnen – gewusst wie!

Profi-Tipps, um Forderungen einzuholen und trotzdem Kunden zu halten.

Wie gelingt es, die Balance zwischen klarer Ansprache und Kundenorientierung zu finden? Denn es ist eine Kunst, die ausstehende Forderung einzuholen, ohne dabei Ihren Kunden zu verlieren! Unsere Profis verraten heute, worauf man beim professionellen Mahnen achten sollte!

Junge Kunden sind am ehesten überschuldet

In unserer DIAGONAL-Gruppe managen wir das Debitoren-Management vieler Unternehmen – bereits seit über zwei Jahrzehnten. Diesen Erfahrungsschatz teilen wir gerne mit Ihnen …los geht’s.

„Die Zahlungsmoral deutscher Verbraucher ist trotz Corona-Pandemie auf einem vergleichsweise guten Niveau. Dennoch kann jeder zehnte Konsument seine Rechnungen nicht pünktlich zahlen“, erläutern unsere Spezialistinnen und Spezialisten aus der Fachabteilung, die sich um die schriftliche Ansprache der Schuldner kümmert. Die Erfahrung hier zeigt: Besonders die sehr jungen Erwachsenen – die Kunden von morgen – gehören zu den denen, die am schlechtesten zahlen.

Eine Trendumfrage des Verbandes deutscher Inkasso-Unternehmen zeigt: Die Hauptursache, warum Privatschuldner ihre Rechnungen nicht bezahlen, ist die Überschuldung des eigenen Haushalts. „Diese Überschuldung dürfte ‚nach Corona‘ noch weiter zunehmen“, meinen die Experten aus der Fachabteilung.

Deshalb wird ein lückenloser und menschlicher Mahnprozess für Unternehmen immer wichtiger!

Mahnprozesse mit dem richtigen Ablauf

Das Debitoren-Management der DIAGONAL Gruppe bietet erfolgreiche Lösungen für das kaufmännische Mahnwesen unserer Kunden. Erfolgreich heißt in diesem Zusammenhang ganz eindeutig: Die Schuldner reagieren und bezahlen! Und es gibt einen weiteren Aspekt: „Ein flüssiger und in sich schlüssiger kaufmännischer Mahnprozess reduziert den manuellen Aufwand enorm. Er verhindert, dass hinten raus Kosten und Mühen entstehen“, heißt es aus der Fachabteilung.

Wann und wie – rechtlich korrekt – mahnen?

Eine Forderung kann angemahnt werden, wenn der Anspruch zu Recht besteht und die Zahlung fällig ist. Letzteres haben Sie Ihrem Kunden idealer Weise zuvor im Vertrag, in den AGB oder auf der Rechnung mitgeteilt.

Wenn keine Zahlungsfrist vereinbart wurde, regelt es der Gesetzgeber: Die Zahlung ist sofort fällig, wenn die Leistung erbracht ist.

Was gehört zu einer einwandfreien Mahnung? Hier die Bestandteile:

  • Name und Adressdaten Ihres Unternehmens und Ihres Kunden
  • Ausstellungsdatum des Mahnschreibens
  • Rechnungs- und Lieferscheinnummer
  • Höhe der ausstehenden Zahlung
  • Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung
  • Höhe der Verzugszinsen und Mahngebühren inkl. Begründung ihrer Art und Zusammensetzung
  • Ihre Bankverbindung
  • Angaben zu Ihrer Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder UStID
  • Neues Zahlungsziel mit eindeutiger Datumsangabe (Formulierungen wie „binnen drei Wochen“ sind zu ungenau)

Ist die erste Mahnung wirklich nötig?

„Nachdem die Zahlung jetzt also fällig ist, können Sie Ihrem Kunden die erste Mahnung zusenden. Dieses Mahnschreiben setzt Ihren Kunden in Verzug. Achten Sie in diesem Schreiben darauf, eine Zahlungsfrist zu nennen“, empfehlen unsere Rechts-Experten aus der Fachabteilung.

„Was viele Verbraucher nicht wissen, ist, dass sie 30 Tage nach Erbringung der Leistung und Erhalt der Rechnung automatisch, also auch ohne erstes Mahnschreiben, in Verzug geraten sind. Voraussetzung ist, dass bereits auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum angegeben wurde. Auch hier ist eine Formulierung wie ‚zahlbar innerhalb 2 Wochen‘ zu vage.“

Hier ist der Gesetzgeber streng: Mahngebühren und Verzugszinsen

„Ab dem Zeitpunkt des Verzuges können Sie darüber hinaus einen Verzugsschaden geltend machen – die sogenannten Mahngebühren. Hier erlaubt der Gesetzgeber nur solche Kosten anzusetzen, die Ihnen auch wirklich entstanden sind. Zum Beispiel Papier und Porto“, verrät die DIAGONAL-Fachabteilung.

Auch die Verzugszinsen sind genau geregelt: Bei Geschäften mit Verbrauchern betragen diese 5 % über dem jeweiligen Basiszinssatz.

Wie viele Mahnschreiben sind richtig?

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Anzahl an Mahnschreiben vor. Jedes Unternehmen verfolgt eine individuelle Strategie – üblich sind bis zu drei Mahnschreiben.

Unsere Fachabteilung meistert jeden Tag den Spagat zwischen zwei durchaus unterschiedlichen Zielen: Es gilt, einerseits die Forderung einzuholen und andererseits den Kunden zu erhalten: „Eine klare und eindeutige Formulierung der Schreiben ist in jedem Fall sinnvoll. Das kurbelt die Zahlungsbereitschaft des säumigen Kunden an. Es ist in der Regel aber kontraproduktiv, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen“, wissen unsere Rechts-Spezialisten aus der Fachabteilung.

Das gute Mahnschreiben: Der Ton macht die Zahlungsbereitschaft

Um die beiden konträren Ziele auf einen Nenner zu bekommen, schreiben wir verbindlich und klar im Ton. Zugleich setzen wir auf eine verständliche Sprache – mehr in unseren folgenden Profi-Tipps. Hier geht es zu den Profi-Tipps