Expertise für verständliche Korrespondenz

Einfach zu schreiben, ist wirkungsvoll – und für manchen ungewohnt. Klare Regeln helfen – so klappt es auch mit dem perfekten Schreiben…

1. Nur was der Empfänger versteht, kann er auch tun

Eine Besonderheit von DIAGONAL ist, dass wir zugleich verbindlich wie wertschätzend und verständlich kommunizieren. Wir haben diese besondere Ansprache empirisch getestet und nachgewiesen: Sich klar auszudrücken, bringt ein Vielfaches an Wirkung. Die Schuldner bezahlen ihre Verbindlichkeiten.

Beim „guten Deutsch“ geht es also weniger darum, den Empfänger durch fachliche Perfektion zu beeindrucken, als darum, den Gedankengang nachvollziehbar offen zu legen.

2. Strategisch schreiben – vom Ziel her

Wenn Sie ein Schreiben aufsetzen, überlegen Sie, was die wichtigste Aussage ist. Was möchten Sie mit dem Schreiben bei Ihrem Empfänger erreichen? Diese Botschaft platzieren Sie im oberen Teil Ihres Schreibens. Also reden (bzw. schreiben) Sie nicht lange „um den heißen Brei herum“, sondern kommen Sie direkt auf den Punkt. Vorher starten Sie mit einer kurzen Einleitung, die Ihre Aussage freundlich anmoderiert, z.B. ein „Danke für Ihre Nachricht“.

3. Perspektivwechsel vollziehen – und durchhalten

Versetzen Sie sich in Ihr Gegenüber: Wie würden Sie reagieren, wenn man Sie schriftlich „anbrüllt“ oder Ihnen etwas unterstellt – z.B. Zahlungsunwilligkeit? Darum verzichten Sie auf Drohen, Interpretieren und Gedankenlesen. Schreiben Sie stattdessen sachlich, aber möglichst ohne Fachbegriffe. Und schlagen Sie den Bogen zur möglichen Lösung, z.B. zu einer Ratenzahlung.

4. Moderne Semantik mit kurzen Sätzen und Verben statt Nominalstil

Die Hauptaussage gehört in einen Hauptsatz. Vermeiden Sie verschachtelte, lange Sätze. Die ideale Satzlänge liegt zwischen 8 bis 14 Worten. Lesen Sie sich Ihr Schreiben laut vor. Wenn Sie keine Luft mehr kriegen, ist der Satz zu lang!

Verwenden Sie Verben, die man sehen, hören oder fühlen kann. Beispiel: „klären“ statt Klärung. Verben gehen schneller ins Gehirn als Substantive: Ein aktives Verb zu nutzen, ist, wie wenn in einem dunklen Raum das Licht angeht. Statt „Ratenzahlungsvereinbarung“ schreiben Sie z.B. einfach „gern vereinbaren wir mit Ihnen, in Raten zu zahlen“.

Sie sehen: Sprache ist ein ausgefeiltes Handwerk: Regeln helfen, ein kompliziertes Textmonster in ein verständliches Schreiben, das trotzdem korrekt ist, zu verwandeln. Wir helfen Ihnen dabei oder übernehmen dies für Sie – sprechen Sie uns an!